Савети за управљање временом за финансијске стручњаке

Свет финансија еволуирао је у високо конкурентно радно место. Иако у само једном дану има 24 сата, као што каже, време је новац. Стога је ефикасно управљање временом конкурентска предност за сваког финансијског стручњака који жели постати продуктивнији и повећати квалитетно одмакање од посла.

Међутим, постоји много ометања која вас могу задржати на послу дуже него што је потребно. Прочитајте више о неким од ових уобичајених отпадних средстава и сазнајте више савета за управљање временом који ће вам донети више посла за мање времена.

Црна рупа

Постоје различити временски губици који могу умањити продуктивност. На пример, професионалци из области финансија су стално у искушењу да изврше више задатака. Претпоставимо да сте саветник, а између 8:30 и 10:00 ујутру у среду успете да постигнете следеће:

• Радите на табели,
• Али станите након што су вас прекинуле две нове поруке е-поште,
• Затим пошаљите шест е-порука заредом,
• Следи проверавање слика са венчања пријатеља са факултета на Инстаграму,
• Затим прихватите позив за друштвени излет компаније путем Слацк поруке,
• Пре него што упутите два неочекивана позива потенцијалних клијената и
• Коначно су приморани да прекинете прекид кад се ваш менаџер заустави тако да вас подсети да касните пет минута за састанак особља.

Да ли ово звучи као типично јутро за вас? Ако је тако, а посебно ако радите у пословном окружењу попут приватне компаније или инвестиционе банке, вероватно сте у најнижем нивоу у поређењу са својим вршњацима.

Пет или десет година од сада, нико вас неће памтити, бринути или промовисати за све ужурбане послове које сте обавили. Да ли би се свет бринуо да је Тхомас Јефферсон завршио много измештања папира, али никада није помогао у писању Декларације о независности? Исто је и у вашем послу - ваша организација цени неопходне радове и ремек-дјела, а не посао.

Планирање

Сваке недеље поподне довршите листу „Обавести“ предстојеће недеље, најбоље користећи апликацију или веб услугу која се синхронизује на свим вашим уређајима. Означите предмете који су апсолутно критични за ваш успех у послу и у вашем личном животу. Оне које нису истакнуте су вероватно ствари које можете делегирати, одложити или избећи у потпуности.

У финансијама, критични резултати укључују извештаје или истраживања која морају бити тачна и поднети се пре рока. Ваша организација се боље служи ако се усредсредите на побољшање квалитета ових извештаја, за разлику од тога да на њима радите пристојан посао како бисте могли да ослободите време за не-кључне ставке (попут одговарања на е-пошту са малим приоритетом или дуготрајно учествовање -свети састанак).

Слично томе, десет минута пре него што сваки дан напустите посао, завршите с пописом предмета акције следећег дана и нумерујте их према важности и приоритету. Опет, непрестано се питајте све ствари које заправо не требате радити - ствари које не задовољавају одређени праг продуктивности.

(Такође, погледајте Пронађите своју нишу у финансијској индустрији.)

Мултитаскинг

Успех у финансијама своди се на нечију могућност увек постизања критичних и непосредних резултата. Које су кључне информације и тачке података на које се ослањају ваши финансијски менаџери? Шта можете доставити да бисте помогли својој организацији и / или клијентима да победе? Да ли укључује правовремено подношење ревизорског извештаја, тачне прорачуне нето садашње вредности предложеног пројекта или осигурава да формуле у Екцелу доводе до одговарајућих збирних вредности?

На крају дана, никога није брига за све поруке е-поште које сте размењивали, састанке друштвених клубова којима сте присуствовали или хронолошка архивирања мапа у вашем кабинету. Мултитаскинг непрестано спречава појединце да дају најбоље од себе на неколико критичних резултата које њихови послодавци заиста очекују од њих.

Прво урадите важне, тешке, хитне и најважније акције. Успех у финансирању може укључивати једноставност у методама на који начин приступате својим задацима. Ово се може чинити брутално једноставним за добро прочитаног и неупућеног недавно дипломца, али радите једно по једно и не заустављајте се док то не завршите. Ако се ваши задаци односе на дугорочни пројекат, исеците га на краткотрајне прекретнице и завршите пре времена. Као што је рекао Хенри Форд, „Ништа посебно није тешко ако га поделите на мале послове“. Ако радите ствари од почетка до краја елиминише скупе неефикасности, јер ћете избегавати да стално почињете изнова и калибрирате на различите, неповезане ставке.

Ако сваке недеље трошите три сата на бескорисне задатке, то износи отприлике 150 сати годишње. Ваш сарадник неколико столова од вас, који је ефикаснији и ставља у додатних 150 сати годишње, вероватно ће уживати у неколико промоција и повећању плата које други нису добили.

(Истражите врсте послова у финансијској индустрији помоћу опција финансијске каријере за професионалце.)

Инбок

Ваша поштанска пошта је главни губитак времена. Ако већина ваших адреса е-поште није битна за ваше тренутне задатке, тада спорадично испуњавате свој дан подацима о смећу.

Да бисте то избегли:

• Подесите унапред одређена времена за проверу е-поште и проверите да ли сте преузимали до три или четири пута дневно.
• Направите мапу након радног времена за е-маилове до којих бисте требали да стигнете, али они нису хитни. Ова мапа вам посебно помаже да се вратите на важне захтеве који могу да сачекају неколико радних дана пре него што добију одговор од вас.
• Пошаљите само најважније е-поруке током радног дана. Иако је важно да будете у току са вашом групом, велики део вашег времена могу истрошити неискусне или мање дисциплиноване колеге које вам преплаве инбок небитним порукама. Можете смањити ове врсте е-порука тако што не одговарате на оне који нису везани за посао.
• Испразните претинац пристигле поште прије него што напустите посао. То можете постићи стварањем мапа које се односе на пројекте у које можете паркирати е-пошту повезане са специфичним проблемима. Ако пражњење примљене поште штедите ваше време уклањањем нежељених порука из ваше пажње. Ако постоје предмети на које апсолутно треба обратити пажњу у наредних неколико сати или до следећег дана, сместите их у хитну мапу.

Остали савети за уштеду времена

Пратите колико времена заиста губите

Направите једноставну прорачунску табелу која ће вам омогућити да унесете процењено време које сте потрошили на тривијалне ствари. Радите то свакодневно. Док развијате и одржавате ову навику, обучаћете се да препознајете неважне ствари док наиђете на њих.

Само једном обрадите папирне документе

Једном када их обрадите, можете их поднети, предати или решити.

Директна порука колегама

Шетња око ваше канцеларије или између одељења може вас коштати неколико сати недељно - а знамо колико је то скупо на годишњем нивоу. Ако није важна или компликована ствар, коришћење директних порука путем корпоративног система за размену порука или одобреног веб сервиса често је ефикаснији начин да брзо добијете одговоре на многа питања.

Знајте где је све у било којем тренутку

Ово укључује и електронске и папирне информације. Ако цените своје време, не губите га трагајући за стварима.

Одвојите своје задатке у четири категорије:

1. Хитно и важно - као што су финансијски и рачуноводствени извештаји са строгим и приближавајућим се роковима.

2. Није хитно и важно - као што је умрежавање унутар ваше финансијске групе, часови обуке итд.

3. Хитно и није важно - као што су спорадичне поруке из пристигле поште и „пријавите се до рока“ за састанке клуба.

4. Није хитно и није битно - као што су десетоминутни разговори путем аутомата, провера фантастичног фудбала итд.

(Очито би требало да што више дана проведете у првој категорији.)

Делегат, делегат, делегат

То ће вас одвојити од чопора током кретања у организацији. Бавите се задацима које можете извршити само ви . Како усавршавате своје вештине управљања временом, ускоро ће вам се доделити директни извештаји. Доделите задатке са којима не морате сами да се бавите што је више могуће. Требали бисте радити само оне ствари које апсолутно захтевају вашу пажњу или стручност.

Не управљајте својом личношћу

Финансијски професионалци требало би да поседују вештине управљања временом, али такође би требало да имају везу и добру вољу са унутрашњим колегама и спољном заједницом. Ако се фокусирате искључиво на време, можете да делујете абразивно, што ће одбацити пуно људи кад су око вас, укључујући и окружења за друштвени и пословни развој. Ако нисте пажљиви, заобићи ћете мислећи да сте гуру управљања временом, али бићете потпуно несвесни печата „социјалног идиота“ на челу.

Вештине комуникације, лидерства и развоја пословања једнако су важне као и вештине управљања временом. Како се финансијски професионалци развијају у каријери, само вештине управљања временом више неће бити довољне да би им помогле да достигну следећи ниво (тј. Извршни ниво).

Доња граница

Ако цените свој живот, тада цените и ваше време. Радни живот је подкомпонента шире слике вашег живота - ниво доприноса и услуге који можете пружити другима зависи од ваше способности да најбоље искористите ограничено време које вам је додељено. Запамтите: важне су ствари које ваш послодавац очекује да испоручите по том броју. Ваш послодавац се неће много бринути за све остало, а ни ви не бисте требали.

(За више, прочитајте Финансијска ефикасност: Водич аналитичара за управљање временом.)