Увод у рачуноводствене информационе системе - АИС

Рачуноводствени информациони систем (АИС) је структура коју предузеће користи за прикупљање, складиштење, управљање, обраду, дохваћање и извештавање својих финансијских података како би га могли користити рачуновође, консултанти, пословни аналитичари, менаџери, главни финансијски службеници (ЦФО), ревизора, регулатора и пореских агенција.

Специјално обучени рачуновође дубински сарађују са АИС-ом како би осигурали највиши степен тачности у финансијским трансакцијама компаније и вођењу евиденције, као и да би финансијске податке учинили лако доступним онима којима је законито потребан приступ - а притом чувају нетакнуте и безбедне податке. .

Рачуноводствени информациони системи се обично састоје од шест основних компоненти: људи, процедура и упутства, подаци, софтвер, инфраструктура информационе технологије и интерне контроле. Погледајмо детаљно сваку компоненту.

Увод у рачуноводствене информационе системе

1. АИС Људи

Људи у АИС-у су једноставно корисници система. Професионалци који ће можда требати да користе АИС организације укључују рачуновође, консултанте, пословне аналитичаре, менаџере, главне финансијске службенике и ревизоре. АИС помаже различитим одељењима у компанији да раде заједно.

На пример, менаџмент може да утврди продајне циљеве за које особље може потом да наложи одговарајућу количину залиха. Налог за инвентар обавештава рачуноводство о новом платишту. Када се изврши продаја, продавци могу уносити наруџбе купаца, рачуноводство може фактурирати купце, складиште може саставити поруџбину, одјел отпреме може је отпремити, а рачуноводствени одјел добива обавијест о новом потраживању. Одељење за услуге купцима може да прати испоруке купаца и систем може да креира извештаје о продаји за управљање. Менаџери такође могу видети трошкове залиха, трошкове отпреме, трошкове производње и тако даље.

Уз добро осмишљен АИС, сви унутар организације која је овлашћена за то могу приступити истом систему и добити исте информације. АИС такође поједностављује добијање информација особама ван организације, када је то неопходно.

На пример, консултанти могу да користе информације у АИС-у да би анализирали ефикасност структуре цена компаније гледајући податке о ценама, податке о продаји и приходу. Такође, ревизори могу користити податке за процену интерних контрола компаније, финансијског стања и поштивања Сарбанес-Оклеи Закона (СОКС).

АИС би требао бити осмишљен тако да задовољи потребе људи који ће га користити. Систем би такође требао бити једноставан за употребу и требао би се побољшавати, а не ометати ефикасност.

2. Поступци и упутства

Процедура и упутства АИС-а су методе које користи за прикупљање, чување, преузимање и обраду података. Ове методе су и ручне и аутоматизоване. Подаци могу потицати из унутрашњих извора (нпр. Запослених) и екстерних извора (нпр., Онлајн наруџбе купаца). Поступци и упуте шифрират ће се у АИС софтверу - такођер их треба „кодирати“ запосленима кроз документацију и обуку. Да би биле ефикасне, процедуре и упутства се морају доследно придржавати.

3. АИС подаци

Да би сачувао информације, АИС мора имати структуру базе података као што је структурирани језик упита (СКЛ), рачунарски језик који се обично користи за базе података. АИС ће такође требати различите екране за унос за различите типове корисника система и унос података, као и различите излазне формате да задовоље потребе различитих корисника и разне врсте информација.

Подаци садржани у АИС-у су све финансијске информације релевантне за пословну праксу организације. Сви подаци о пословању који утичу на финансије компаније требало би да пређу у АИС.

Врста података укључених у АИС зависиће од природе пословања, али може се састојати од следећег:

• продајни налози
• изводи о наплати купца
• извештаји о анализи продаје
• набавке
• фактуре добављача
• контролни регистри
• Главна књига
• подаци о инвентару
• информације о платној листи
• мерење времена
• пореске информације

Ови подаци се затим могу користити за припрему рачуноводствених извештаја и извештаја, као што су старење потраживања, распореди амортизације, пробни биланс, добици и губици и тако даље. Имајући све ове податке на једном месту - у АИС - олакшава се вођење евиденције, извештавање, анализа, ревизија и активности доношења одлука. Да би подаци били корисни, морају бити потпуни, тачни и релевантни.

С друге стране, примери података који не би прешли у АИС укључују белешке, преписку, презентације и приручнике. Ови документи могу имати тангенцијални однос према финансијама компаније, али, искључујући стандардне фусноте, они заиста нису део финансијског евидентирања компаније.

4. АИС софтвер

Софтверска компонента АИС-а су рачунарски програми који се користе за чување, преузимање, обраду и анализу финансијских података компаније. Прије постојања рачунара, АИС је био приручник, папирни систем, али данас већина компанија користи рачунарски софтвер као основу АИС-а. Мала предузећа могу користити Интуитове брзе књиге или Саге'с Саге 50 Аццоунтинг, али постоје и други. Мала и средња предузећа могу користити САП-ов Бусинесс Оне. Средња и велика предузећа могу користити Мицрософтов Динамицс ГП, Саге Гроуп-ове МАС 90 или МАС 200, Орацлеов ПеоплеСофт или Епицор Финанциал Манагемент.

Квалитет, поузданост и сигурност су кључне компоненте ефикасног АИС софтвера. Менаџери се ослањају на информације које они дају да би донијели одлуке за компанију и потребне су им квалитетне информације за доношење здравих одлука.

АИС софтверски програми се могу прилагодити тако да задовоље јединствене потребе различитих врста предузећа. Ако постојећи програм не задовољава потребе компаније, софтвер се такође може развити у кући са значајним улозима крајњих корисника или га може развити трећа компанија посебно за организацију. Систем се чак може пребацити на специјализовану компанију.

За компаније којима се тргује јавно, без обзира на софтверски програм и опције прилагођавања које компанија одабере, Сарбанес-Оклеи прописи донекле ће диктирати структуру АИС-а. То је зато што прописи о СОКС-у успостављају интерне контроле и процедуре ревизије којима се морају јавити јавне компаније.

5. ИТ инфраструктура

Инфраструктура информационе технологије само је симпатични назив за хардвер који се користи за управљање рачуноводственим информационим системом. Већина ових хардверских ставки које би предузеће ионако требало да има, укључујући рачунаре, мобилне уређаје, сервере, штампаче, заштитнике од пренапона, рутере, медијуме за складиштење и евентуално резервно напајање. Поред трошкова, фактори које треба узети у обзир при избору хардвера укључују брзину, могућност складиштења и може ли се проширити и надоградити.

Можда је најважније да хардвер изабран за АИС мора бити компатибилан са софтвером који планира. У идеалном случају не би био само компатибилан, већ и оптималан - неспретни систем биће много мање користан од брзог. Један од начина на који предузећа могу лако да испуне захтеве за компатибилност хардвера и софтвера је куповина система „кључ у руке“ који укључује и хардвер и софтвер који су пословном потребни. Куповином система "кључ у руке" теоретски значи да ће посао добити оптималну комбинацију хардвера и софтвера за свој АИС.

Добар АИС такође треба да укључи план за одржавање, сервисирање, замену и надоградњу компоненти хардверског система, као и план одлагања поквареног и застарелог хардвера тако да осетљиви подаци буду потпуно уништени.

6. Унутрашње контроле

Унутрашње контроле АИС-а су безбедносне мере које садржи за заштиту осетљивих података. Оне могу бити тако једноставне као лозинке или сложене као биометријска идентификација. АИС мора имати интерне контроле како би се заштитио од неовлашћеног приступа рачунару и ограничио приступ овлашћеним корисницима, што укључује и неке кориснике унутар компаније. Такође мора спречити неовлашћени приступ датотекама од стране појединаца којима је дозвољен приступ само појединим деловима система.

АИС садржи поверљиве информације које не припадају само компанији већ и њеним запосленима и купцима. Ови подаци могу да укључују бројеве социјалног осигурања, податке о платама, бројеве кредитних картица и тако даље. Сви подаци у АИС-у требају бити шифрирани, а приступ систему треба се евидентирати и прегледати. Активности система такође треба да се прате.

АИС-у су такође потребне интерне контроле које га штите од рачунарских вируса, хакера и других унутрашњих и спољних претњи безбедности мреже. Такође мора бити заштићен од природних катастрофа и удара струје који могу узроковати губитак података.

Како АИС функционише у стварном животу

Видели смо како добро дизајниран АИС омогућава свакодневном несметаном пословању предузећа или омета његов рад ако је систем лоше дизајниран. Трећа употреба АИС-а је да се, када је посао у проблемима, подаци његовог АИС-а могу користити за откривање приче о томе шта је пошло по злу.

Случајеви ВорлдЦом-а и Лехман Бротхерс дају два примера.

2002. године, интерни ревизори ВорлдЦом-а Еугене Морсе и Цинтхиа Цоопер користили су компанијски АИС за откривање 4 милијарде долара лажног издвајања трошкова и других рачуноводствених уноса. Њихова истрага довела је до укидања финансијског директора Сцотта Сулливана, као и доношења новог закона - члан 404 Закона Сарбанес-Оклеи, који регулише унутрашњу финансијску контролу и процедуре компанија.

Приликом испитивања узрока краха Лехмана, преглед његовог АИС-а и других система података био је кључна компонента, заједно са прикупљањем и прегледом докумената, као и интервјуима сведока. Потрага за узроцима неуспеха компаније „захтевала је опсежну истрагу и преглед Лехмановог оперативног, трговачког, процењивачког, финансијског, рачуноводственог и других система података“, наводи се у извештају испитивача са два броја страница од 2.200 страница.

Лехманови системи дају пример како АИС не би требало да буде структуиран. Извештај испитивача Антона Р. Валукаса наводи: „У време када је банкротирао, Лехман је одржао патцхворк од преко 2.600 софтверских система и апликација ... Многи од Лехманових система су били тајни, застарели или нестандардни“.

Испитивач је одлучио да своје напоре усмери на 96 система који су се чинили најрелевантнијима. Ово је испитивање захтевало обуку, проучавање и суђење и грешке само да бих научио како да користи системе.

Валукасов извештај је такође напоменуо да су "Лехманови системи били високо међусобно зависни, али њихови су односи били тешки за дешифровање и недовољно документовани. Било је потребно изузетне напоре да се ови системи одвоје како би се добили потребне информације."

(Такође, погледајте студију случаја: Срушавање Лехман Бротхерс. )

Доња граница

Шест компоненти АИС-а сви заједно раде на томе да помогну кључним запосленима да прикупе, складиште, управљају, обрађују, дохваћају и извештавају о својим финансијским подацима. Имати добро развијен и одржаван рачуноводствени информативни систем који је ефикасан и тачан неизоставна је компонента успешног пословања.

(Сазнајте како можете добити посао у овом пољу, прочитајте Водич о каријери у рачуноводственим информационим системима .)